Compliance D.Lgs. 231/2007 integrata nel gestionale: fascicoli, adeguata verifica, valutazione del rischio e segnalazioni — tutto automatizzato.
Guida operativa
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Come funziona
L'Antiriciclaggio ti guida nella compliance, automatizzando i controlli e segnalandoti le azioni necessarie.
Fascicoli automatici
Generati automaticamente quando una trattativa supera le soglie di legge
Rischio automatico
Valutazione continua con 8 criteri ponderati e ricalcolo ad ogni modifica
Promemoria intelligenti
Scadenze, verifiche e fascicoli incompleti: l'agenda ti avvisa in tempo
Quando si genera un fascicolo
Il fascicolo AML viene creato automaticamente dal sistema quando una trattativa supera le soglie configurate dall'amministratore, in coerenza con gli obblighi previsti dal D.Lgs. 231/2007 per gli agenti in mediazione immobiliare.
Soglie configurabili: le soglie di importo per compravendite e locazioni sono impostate dall'amministratore in base alla normativa vigente. Il sistema le applica automaticamente alle nuove trattative.
Obbligo indipendente dalla soglia: in presenza di sospetti di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, l'adeguata verifica è obbligatoria indipendentemente dall'importo dell'operazione (art. 17, D.Lgs. 231/2007). In questi casi puoi creare un fascicolo manualmente.
Ogni fascicolo riceve un numero progressivo univoco nel formato AML-ANNO-NNNN (es. AML-2026-0042). Non devi impostare nulla, il sistema gestisce la sequenza.
Stati del fascicolo
Aperto — fascicolo in lavorazione, puoi modificare tutti i dati
Completo — tutti i dati sono stati inseriti, il fascicolo resta consultabile e modificabile
Archiviato — trattativa conclusa o annullata. Il fascicolo diventa di sola lettura. La riapertura è riservata all'amministratore
Segnalato — il fascicolo è stato oggetto di segnalazione all'UIF (Unità di Informazione Finanziaria)
Sincronizzazione con la trattativa: quando la trattativa viene conclusa positivamente, il fascicolo passa automaticamente a completo. Se la trattativa viene annullata, il fascicolo viene archiviato. Non devi aggiornare lo stato manualmente.
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Le sezioni del fascicolo
Ogni fascicolo è organizzato in 4 tab. Trovi tutto quello che serve per l'adeguata verifica della clientela.
Riepilogo
Score, completezza, dati operazione
Soggetti
Adeguata verifica clientela
Titolari
Titolari effettivi (PG)
Documenti
Archivio collegato
Riepilogo
La prima tab mostra a colpo d'occhio lo stato del fascicolo:
Livello di rischio con badge colorato (Basso, Medio, Alto) e punteggio dettagliato
Completezza con barra di avanzamento percentuale
Dati dell'operazione: tipo (vendita, locazione, cessione), importo, immobile, contatto
Provenienza fondi: selezionabile da opzioni comuni oppure digitabile liberamente
Modalità di pagamento: bonifico, assegno, mutuo, contanti, misto
Agente responsabile del fascicolo e data di apertura
Preset intelligenti: alla creazione, provenienza fondi e modalità di pagamento vengono precompilati in base al tipo di operazione. Ad esempio, per un affitto il sistema suggerisce "Reddito da lavoro" e "Bonifico bancario". Puoi sempre modificarli.
Soggetti — Adeguata verifica
La tab Soggetti raccoglie i dati per l'adeguata verifica della clientela. Per ogni soggetto collegato alla trattativa trovi:
Dati anagrafici: nome, cognome (PF) o ragione sociale (PG), codice fiscale, partita IVA
Documento di identità: tipo (carta d'identità, patente, passaporto, permesso di soggiorno), numero, data rilascio e data scadenza
Nazionalità con evidenza automatica se il paese è nella lista GAFI dei paesi a rischio
Flag PEP — Persona Politicamente Esposta: evidenziato in rosso, impatta il punteggio di rischio
Indirizzo di residenza e recapiti (telefono, email)
Documento scaduto: se il documento di identità di un soggetto è scaduto, il sistema lo segnala automaticamente e incrementa il punteggio di rischio del fascicolo. Riceverai un promemoria in agenda 30 giorni prima della scadenza.
Titolari effettivi
Per le persone giuridiche (società, associazioni), devi identificare i titolari effettivi — le persone fisiche che detengono il controllo.
Nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita
Tipo di controllo: proprietà (quota ≥ 25%), controllo diritti di voto, altro
Percentuale di possesso (opzionale)
Note per dettagli aggiuntivi
Impatto sul rischio: se il soggetto è una persona giuridica e non hai identificato alcun titolare effettivo, il punteggio di rischio aumenta di 3 punti. Per le persone fisiche questo requisito non si applica.
Documenti
La tab Documenti mostra i documenti archiviati in DomusPro collegati al contatto della trattativa. Tre categorie sono particolarmente rilevanti per l'antiriciclaggio:
Documenti di identità — contribuiscono alla completezza del fascicolo
Visura camerale — richiesta per le persone giuridiche
Prova provenienza fondi — documentazione a supporto della dichiarazione
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Valutazione del rischio
Il sistema calcola automaticamente il livello di rischio di ogni fascicolo in base a 8 criteri oggettivi. Il ricalcolo avviene ad ogni modifica e ogni notte tramite elaborazione automatica.
Criterio
Punti
Quando scatta
Documento identità mancante
+2
Il contatto non ha un documento registrato in anagrafica
Documento scaduto
+1
La data di scadenza del documento è nel passato
Persona Politicamente Esposta
+3
Il flag PEP è attivo su almeno un soggetto
Nazionalità ad alto rischio
+1
Il paese del soggetto è nella lista GAFI
Pagamento in contanti o misto
+2
La modalità di pagamento include contanti
Società estera
+2
Persona giuridica con nazionalità diversa da Italia
Titolare effettivo non identificato
+3
Persona giuridica senza titolari effettivi registrati
3–5 punti. Verifica i dati del fascicolo e completa le informazioni mancanti.
Alto
6+ punti. Verifica rafforzata obbligatoria ogni 90 giorni.
Rischio alto — verifica rafforzata: per i fascicoli con rischio alto, il sistema richiede una verifica rafforzata periodica (ogni 90 giorni). Riceverai un promemoria in agenda con priorità urgente. La data dell'ultima verifica viene registrata nel fascicolo.
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Completezza del fascicolo
La barra di completezza indica quanto manca per avere un fascicolo completo. Ogni area ha un peso specifico.
Requisiti automatici: per le persone fisiche, "Titolare effettivo" e "Visura camerale" sono soddisfatti automaticamente (non si applicano). Per i fascicoli a rischio basso o medio, la "Verifica rafforzata" è soddisfatta automaticamente.
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Segnalazioni Operazioni Sospette
Il registro SOS consente di documentare le operazioni che presentano indicatori di anomalia, in conformità agli obblighi di segnalazione.
Indicatori di anomalia
Quando registri una segnalazione, puoi selezionare uno o più indicatori predefiniti:
Pagamento in contanti di importo elevato
Frazionamento di operazioni per eludere le soglie
Utilizzo di società schermo
Prezzo incongruo rispetto al valore di mercato
Fretta ingiustificata nella conclusione
Rifiuto di fornire documenti richiesti
Operazione incoerente con il profilo del cliente
Fondi di origine dubbia o non documentabile
Intervento di terzo non giustificato
Altro (con nota descrittiva)
Flusso della segnalazione
Registrazione — compili il motivo, selezioni gli indicatori, aggiungi note. Lo stato iniziale è Da valutare
Valutazione — il responsabile AML dell'agenzia esamina la segnalazione
Esito — la segnalazione viene inviata all'UIF (con data e numero protocollo) oppure archiviata con motivazione
Collegamento al fascicolo: la segnalazione può essere collegata a un fascicolo AML esistente, ma non è obbligatorio. Le SOS senza fascicolo vengono comunque tracciate nel registro.
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Promemoria automatici
Il sistema genera promemoria nell'agenda degli operatori coinvolti. Non devi ricordarti le scadenze: ci pensa DomusPro.
Promemoria
Destinatario
Quando
Priorità
Documento di identità in scadenza
Agente responsabile del fascicolo
30 giorni prima della scadenza
Importante
Fascicolo incompleto
Agente responsabile del fascicolo
Dopo 7 giorni dall'apertura, scadenza entro 3 giorni
Normale
Verifica rafforzata da rinnovare
Agente responsabile + Responsabile AML dell'agenzia
Ogni 90 giorni (solo fascicoli a rischio alto)
Urgente
Fascicolo dormiente
Agente responsabile del fascicolo
Dopo 30 giorni di inattività
Importante
Responsabile AML: l'amministratore può designare un Responsabile AML per l'agenzia dalle impostazioni. Questo utente riceve i promemoria critici (verifica rafforzata) oltre all'agente responsabile del singolo fascicolo.
Nessun duplicato: il sistema garantisce un solo promemoria per tipo e per fascicolo. Se il promemoria è già presente in agenda, non ne viene creato un secondo.
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Report ed export PDF
Genera documenti PDF conformi alla normativa, pronti per l'archiviazione o per le verifiche ispettive.
Fascicolo singolo
Dati completi del fascicolo: soggetti, titolari, rischio con dettaglio criteri, documenti, provenienza fondi, modalità di pagamento.
Audit multi-fascicolo
Riepilogo agenzia con statistiche aggregate: fascicoli per stato, per rischio, completezza media, SOS nel periodo. Filtrabile per date.
Conservazione: i fascicoli archiviati vengono conservati a tempo indeterminato nel sistema. La normativa prevede un obbligo minimo di conservazione decennale; DomusPro non applica cancellazioni automatiche. Il PDF può essere generato e salvato in qualsiasi momento come copia di sicurezza.
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Dashboard antiriciclaggio
La panoramica dello stato di compliance della tua agenzia, accessibile dalla sezione Antiriciclaggio.
Statistiche in tempo reale
Fascicoli per livello di rischio, SOS da valutare, completezza media, distribuzione per stato.
Scadenze e alert
Documenti in scadenza nei prossimi 30 giorni, fascicoli incompleti da completare, verifiche rafforzate in scadenza.
Filtri e ricerca
Filtro per stato: aperto, completo, archiviato, segnalato
Filtro per rischio: basso, medio, alto
Ricerca: per numero fascicolo, nome contatto o riferimento immobile
Audit trail
Ogni azione su un fascicolo viene registrata con data, ora, utente e indirizzo IP. Lo storico è consultabile dal dettaglio del fascicolo e conservato per 10 anni.
Creazione, modifica, cambio stato e cambio rischio
Registrazione e aggiornamento SOS
Ricalcoli automatici del cron notturno (identificati come "sistema")